Muchas personas se encuentran actualmente en casa con un montón de preguntas sobre su próxima boda, cumpleaños, evento corporativo, festival o cualquier otro tipo de evento. Además de las dudas obvias sobre si se permitirá la celebración de estos eventos, también surge la pregunta de qué forma será cuando se permita. Es evidente para la mayoría que los grandes festivales y otros eventos masivos no tendrán lugar en los próximos meses. Pero al mismo tiempo, los seres humanos siguen siendo criaturas sociales, por lo que un encierro total tampoco puede prolongarse indefinidamente. Por tanto, corresponde a los ayuntamientos, las empresas y los organizadores de eventos encontrar la manera de atender estas necesidades de forma adecuada una vez que el consejo de seguridad permita la celebración de eventos pequeños (lo que esperemos que ocurra poco después de la fase 3). En una serie de entradas, se hablará de cómo creemos que serán los eventos, y de cómo usted, como organización, puede adaptar su evento a la situación actual y a las normas cambiantes.
Un acto, varios lugares
Una medida que, por desgracia, nos acompañará durante un tiempo es la limitación del número de visitantes permitidos. En los próximos meses, los eventos tendrán que ser mucho más pequeños que antes. Pero más pequeño también significa más íntimo. Resulta muy eficaz invitar a la vez a socios y clientes, o a familiares y amigos, a una gran fiesta, pero por desgracia el tiempo disponible para una buena conversación es limitado en esas situaciones. Si desea organizar un evento pop-up como empresa, el mensaje que desea transmitir conectará mucho mejor con sus seguidores y clientes cuando sólo haya una pequeña multitud presente. Para llegar a un público más numeroso, puede distribuir el evento en varios días y lugares, con invitados diferentes en cada uno de ellos. Un evento que normalmente acoge a toda una ciudad podría organizarse por barrios, por ejemplo. Cuando lo haga, no olvide tener en cuenta que necesitará un montaje que pueda instalarse y desmontarse fácilmente, para poder estar listo en una nueva ubicación cada nuevo día.
Prepárese para adaptarse
Hay otra razón por la que querría considerar un montaje flexible y rápido para su evento. Las normas de bloqueo parecen ser menos estrictas en estos momentos, pero la segunda oleada de infecciones de corona podría fácilmente volver a cambiar esta situación. Por ello, algunos eventos recibirán un permiso o podrían ser prohibidos, con la menor antelación posible. En tiempos tan inseguros, no conviene tardar días en montar grandes carpas o estructuras, con el riesgo creíble de que, después de todo, no se permita celebrar el evento. Así pues, los eventos tendrán que organizarse en un plazo mucho más breve. Un organizador de eventos inteligente elegirá, por tanto, estructuras que puedan instalarse en el menor tiempo posible, pero que sigan ofreciendo la robustez y la estética deseadas.
Pero sobre todo
No deje que los tiempos inciertos y las consideraciones mencionadas le desanimen a la hora de organizar un evento. La gente necesitará la diversión y las interacciones sociales de los eventos ahora más que nunca. Por tanto, los visitantes e invitados también serán más flexibles a la hora de aceptar las medidas que usted tome, porque también se dan cuenta de que es una parte desafortunada de nuestra nueva realidad. Pero, con los preparativos adecuados y los materiales apropiados, estos eventos más pequeños pueden seguir siendo un gran éxito durante el próximo verano.