De nombreuses personnes se posent actuellement beaucoup de questions sur leur prochain mariage, anniversaire, événement d’entreprise, festival ou tout autre type d’événement. Outre les doutes évidents quant à l’autorisation d’organiser ces événements, la question se pose également de savoir sous quelle forme ils seront autorisés. Il est évident pour la plupart des gens que les grands festivals et autres événements de masse n’auront pas lieu dans les mois à venir. Mais dans le même temps, l’être humain reste un être social, de sorte qu’un confinement total ne peut pas non plus durer indéfiniment. Il incombe donc aux municipalités, aux entreprises et aux organisateurs d’événements de trouver un moyen de répondre à ces besoins de manière appropriée lorsque le conseil de sécurité autorisera la tenue de petits événements (ce qui, espérons-le, se produira peu après la phase 3). Dans une série de billets, nous verrons à quoi ressembleront les événements selon nous et comment vous, en tant qu’organisation, pourrez adapter votre événement à la situation actuelle et à l’évolution des règles.
Un événement, plusieurs lieux
Une mesure qui, malheureusement, restera avec nous pendant un certain temps est la limitation du nombre de visiteurs autorisés. Dans les mois à venir, les événements devront donc être beaucoup plus petits qu’auparavant. Mais plus petit signifie aussi plus intime ! Il est très efficace d’inviter vos partenaires commerciaux et vos clients ou votre famille et vos amis à une grande fête, mais malheureusement, le temps disponible pour une bonne conversation est limité dans ces situations. Si vous souhaitez organiser un événement pop-up en tant qu’entreprise, le message que vous souhaitez transmettre sera bien mieux perçu par vos fans et vos clients s’il n’y a qu’une petite foule présente. Afin de toucher un plus grand nombre de personnes, vous pouvez étaler votre événement sur plusieurs jours et plusieurs lieux, avec des invités différents à chaque fois. Un événement qui accueille habituellement une ville entière pourrait être organisé par quartier, par exemple. Dans ce cas, n’oubliez pas de prendre en compte le fait que vous aurez besoin d’une installation qui peut être facilement montée et démontée, pour vous permettre d’être prêt sur un nouvel emplacement chaque jour.
Soyez prêt à vous adapter
Il existe une autre raison pour laquelle vous voudriez envisager un montage flexible et rapide pour votre événement. Les règles de verrouillage semblent devenir moins strictes en ce moment, mais la deuxième vague d’infections coronaires pourrait facilement renverser la situation à nouveau. Certains événements recevront donc une autorisation ou pourraient être interdits, dans les plus brefs délais. En ces temps d’insécurité, vous ne voudriez pas prendre des jours pour installer de grandes tentes ou des structures, avec un risque crédible que l’événement ne soit pas autorisé à avoir lieu après tout. Les événements devront donc être mis en place dans un délai beaucoup plus court. Un gestionnaire d’événements intelligent choisira donc des structures qui peuvent être installées en un minimum de temps, tout en offrant la robustesse et l’esthétique souhaitées.
Mais surtout
Ne laissez pas les temps incertains et les considérations susmentionnées vous décourager lorsque vous organisez un événement. Les gens auront plus que jamais besoin du plaisir et des interactions sociales des événements ! Les visiteurs et les invités seront donc également plus souples pour accepter les mesures que vous prenez, car ils se rendent également compte qu’il s’agit d’une partie malheureuse de notre nouvelle réalité. Mais, avec les bonnes préparations et le bon matériel, ces petits événements peuvent encore faire un grand succès de l’été à venir.