Veel mensen zitten momenteel thuis met een hoop vragen over hun aanstaande bruiloft, verjaardag, bedrijfsevenement, festival of ander soort evenement. Naast de voor de hand liggende twijfels of deze evenementen wel doorgang zullen vinden, rijst ook de vraag in welke vorm het zal zijn als het wordt toegestaan. Het is voor de meesten duidelijk dat grote festivals en andere massa-evenementen de komende maanden niet zullen plaatsvinden. Maar tegelijkertijd blijven mensen sociale wezens, dus een volledige lockdown kan ook niet oneindig doorgaan. Het is daarom aan gemeenten, bedrijven en organisatoren van evenementen om een manier te vinden om op een passende manier in deze behoeften te voorzien zodra de veiligheidsraad kleine evenementen toestaat (wat hopelijk snel na fase 3 gebeurt). In een reeks berichten zal worden besproken hoe wij denken dat evenementen eruit zullen zien en hoe jij als organisatie je evenement kunt aanpassen aan de huidige situatie en veranderende regels.
Eén evenement, meerdere locaties
Een maatregel die helaas nog wel even van kracht zal blijven, is de beperking van het aantal toegestane bezoekers. De komende maanden zullen evenementen dus veel kleiner moeten zijn dan voorheen. Maar kleiner betekent ook intiemer! Het is heel efficiënt om je zakenpartners en klanten of familie en vrienden allemaal tegelijk uit te nodigen voor één groot feest, maar helaas is de tijd voor een goed gesprek in die situaties beperkt. Wanneer je als bedrijf een pop-up evenement wilt organiseren, zal de boodschap die je wilt overbrengen veel beter overkomen bij je fans en klanten wanneer er slechts een klein publiek aanwezig is. Om toch een groter publiek te bereiken, kun je je evenement verspreiden over meerdere dagen en locaties, met telkens andere gasten. Een evenement waar normaal gesproken een hele stad op afkomt, zou bijvoorbeeld per buurt georganiseerd kunnen worden. Als je dit doet, vergeet dan niet om er rekening mee te houden dat je een opstelling nodig hebt die gemakkelijk kan worden geïnstalleerd en afgebroken, zodat je elke nieuwe dag op een nieuwe locatie klaar kunt staan.
Bereid zijn om je aan te passen
Er is nog een reden waarom je een flexibele en snelle opstelling voor je evenement zou willen overwegen. De lockdown-regels lijken nu minder streng te worden, maar de tweede golf van corona-infecties kan dit gemakkelijk weer omdraaien. Sommige evenementen krijgen daarom een vergunning of worden verboden, op de kortst mogelijke termijn. In deze onveilige tijden wil je geen dagen nodig hebben om grote tenten of constructies op te zetten, met een geloofwaardig risico dat het evenement toch niet doorgaat. Evenementen moeten dus binnen een veel korter tijdsbestek worden opgezet. Een slimme evenementmanager zal daarom kiezen voor structuren die in zo weinig mogelijk tijd kunnen worden geïnstalleerd, maar die toch de gewenste robuustheid en esthetiek bieden.
Maar vooral
Laat de onzekere tijden en de bovenstaande overwegingen je niet ontmoedigen bij het organiseren van een evenement. Mensen zullen het plezier en de sociale interacties van evenementen nu meer dan ooit nodig hebben! Bezoekers en gasten zullen daarom ook flexibeler zijn in het accepteren van de maatregelen die je neemt, want ook zij beseffen dat het een ongelukkig deel is van onze nieuwe realiteit. Maar met de juiste voorbereidingen en de juiste materialen kunnen deze kleinere evenementen nog steeds een groot succes maken van de komende zomer.