Veel mensen zitten momenteel thuis met een heleboel vragen over hun aankomende bruiloft, een verjaardag, bedrijfsfeest, festival en eigenlijk ieder ander evenement. Behalve dat ze mensen zich afvragen of deze evenementen überhaupt wel door mogen gaan, rijst ook de vraag in welke vorm dat dan zal zijn. Het is voor de meesten wel duidelijk dat festivals en andere massa-evenementen de aankomende tijd niet plaats zullen vinden. Tegelijkertijd blijft de mens een sociaal wezen en kan de lockdown dus ook niet eindeloos aanhouden. Het is dan ook aan gemeentes, bedrijven en event organizers om op een passende wijze op deze behoefte in te springen wanneer de veiligheidsraad het licht op groen zal zetten voor kleinschalig events (wat hopelijk zeer snel na fase 3 volgt). In een reeks artikelen zullen we bespreken hoe wij denken dat deze evenementen eruit zullen zien en hoe u als organisatie uw evenement kan aanpassen aan de huidige situatie en aan de veranderende regels. We hopen u met deze artikelen te inspireren en te informeren, zodat u in de komende tijden een geslaagd evenement kan organiseren. Eén evenement, meerdere locaties Eén maatregel waarvoor alle signalen erop wijzen dat deze nog langere tijd zal blijven bestaan is een limiet in bezoekersaantallen. Evenementen zullen de aankomende maanden dus waarschijnlijk kleiner zijn, maar kleiner betekent tegelijkertijd ook intiemer! Het is natuurlijk efficiënt om al uw businesspartners en klanten of vrienden en familie op één groot feest uit te nodigen, maar de tijd die je dan vrij kan maken voor een goed gesprek is helaas beperkt. Mocht u als bedrijf een pop-up evenement willen organiseren dan zal de boodschap die u overbrengt uw fans en klanten ook veel beter bereiken wanneer er slechts een kleine groep aanwezig is. Om dan toch een groter bereik te hebben kan u uw evenement bijvoorbeeld over meerdere dagen verspreiden en op verschillende locaties organiseren, met telkens andere gasten. Zo kan een evenement waarbij normaal de hele stad aanwezig is per wijk georganiseerd worden. Het is daarbij natuurlijk wel van belang om een opstelling te hebben die snel geïnstalleerd en opgeruimd kan worden, om de volgende dag weer op een nieuwe locatie klaar te kunnen staan. Wees voorbereid op wijzigingen Er is overigens nog een reden om een snelle en flexibele opstelling te willen voor uw evenement. De regels lijken nu wel minder streng te worden, maar een tweede golf van corona infecties kan deze trend weer keren. Sommige evenementen zullen dan ook pas op het allerlaatste moment goedkeuring krijgen. In zulke onzekerheid wilt u natuurlijk geen grote tent of andere structuren plaatsen waar dagen werk in zit, terwijl er een reëel risico bestaat dat het uiteindelijk niet door mag gaan. Evenementen gaan dus veel sneller en in een veel korter tijdsbestek opgebouwd moeten worden. Een slimme eventmanager kiest dan ook voor structuren die met weinig werk toch voor een robuuste en sfeervolle opstelling kunnen zorgen. Maar bovenal: Laat u echter niet ontmoedigen bij het organiseren van uw evenement door de verhoogde onzekerheid, een limiet in bezoekersaantallen en de benodigde maatregelen. Juist in deze tijden hebben de mensen het plezier en de sociale interactie van evenementen namelijk harder nodig dan ooit! Bezoekers en gasten zullen zich dan ook flexibeler opstellen tegenover de maatregelen, want ook zij beseffen dat dit helaas deel zal uitmaken van de nieuwe realiteit. Maar met een goede voorbereiding en de juiste materialen zullen deze kleinere evenementen toch een groot succes kunnen maken van de komende zomer.